Wat begon als een interim-functie als Teamleider Voeding, hield uiteindelijk meer in dan rust en duidelijkheid brengen en houden binnen het centrale keukenteam van het ETZ Elisabeth.
Vernieuwing en duidelijkheid
Met een frisse blik en een gedreven aanpak ging Ruud Verkaaik aan de slag. Zijn eerste prioriteit? Rust en duidelijkheid creëren in de ploegendiensten. Met een nieuw basisrooster conform de CAO, weet iedereen nu minstens drie maanden vooruit waar ze aan toe zijn. Dat bracht duidelijkheid in diensten, uren en weken.
Andere aandachtspunten kwamen naar boven tijdens de opdracht. Deze zijn op eigen initiatief opgepakt als uitbreiding van de opdracht door de Teamleider Voeding. Ruud Verkaaik vertelt over het proces: “Je krijgt signalen binnen, die pak je op om je service naar patiënten toe nog mooier en beter te maken. Voordat je het weet, zit je met een best wel complexe opdracht, maar dat is het leuke daaraan.” Zo herschreef Ruud de werkomschrijvingen met een multifunctionele insteek, maakte hij een aanzet om het verouderde noodplan aan te laten sluiten op het ZiROP protocol, en ontwierp hij met het team een basis voor een meer gevarieerde menucyclus voor de dialyseafdelingen. Zijn opvolger heeft deze veranderingen na de interim-periode verder doorgevoerd binnen de organisatie.
Jaargesprekken hervat: een open dialoog
Na drie jaar zijn jaargesprekken weer een terugkerende gewoonte. “Het voeren van de jaargesprekken was best veel werk maar aan de andere kant is het natuurlijk wel heel fijn dat je zo de mensen leert kennen. Je krijgt wat mee over de achtergrond en de gedachtegangen binnen de organisatie. Mensen voelen zich gehoord, en dat is het belangrijkste.”
Kwetsbaarheid verminderen in de keuken
In totaal vielen drie teams binnen het voedingssegment: voedingsadministratie, een groep koks, en als grootste groep de keukenassistenten. Een knelpunt was dat de drie teams te kwetsbaar waren doordat medewerkers vaak maar één specifieke taak hadden. Met name de grote groep keukenassistenten miste sturing en een luisterend oor. “Je bent zo kwetsbaar als de zwakste schakel, dat kwam naar voren uit de jaargesprekken en dan is het gewoon heel mooi om daarop in te spelen. Iedereen moet overal inzetbaar zijn. Daarnaast wisten de medewerkers die voeding vertegenwoordigen op de afdelingen totaal niet wat er in de keuken omging en andersom. Juist die zorgassistenten zijn de klant van die keuken, de cliënt is de eindbestemming. Door medewerkers op meer fronten inzetbaar te maken, is het team nu veerkrachtiger. Het staat niet stil zodra iemand ziek of op vakantie is.”
Teams gaan nu flexibeler om met taken, nu meerdere medewerkers weten hoe ze moeten bestellen, het programma hanteren, onderhoud uitvoeren en roosterwijzigingen aanpassen. De onderlinge afstand tussen de teams is verkleind.
De weg naar stabiel leiderschap
Aanvankelijk was de bedoeling dat de invoering van de veranderingen vier maanden zou duren, waarna een nieuwe teamleider het zou overnemen. Vanwege de vele extra taken die erbij kwamen en de gewenste rust in de organisatie, is de opdracht verlengd. De nieuwe teamleider is vervolgens gestart op de locatie TweeSteden. “Ik heb wel een heel goed contact gehad, dus dat die connectie er ook wel was. Uiteindelijk is er een nieuwe Teamleider Voeding gevonden voor de locatie Elisabeth, waarmee mijn opdracht beëindigde.” Ondertussen hield Ruud zich bezig met onderstaande uitdagingen.
HACCP- en ARBO kennis bijspijkeren
Weekendkrachten en uitzendkrachten hadden onvoldoende kennis van het ETZ- voedingsconcept en van de HACCP- en ARBO-eisen. Deze medewerkers kregen een praktische instructie om kennis te krijgen van het voedingsconcept. De HACCP- en Arbo-regels staan nu overzichtelijk op een informatieblad, dat alle uitzend- en weekendkrachten doornemen en ondertekenen. Hierdoor zijn de genoemde processen geborgd en zijn alle medewerkers op de juiste wijze geïnformeerd.
Adoptie-afdelingen
Een andere belangrijke verandering is het nieuw leven inblazen van de ‘adoptie-afdelingen’, om te experimenteren met nieuwe recepten en technologieën. Helaas was dit in de afgelopen jaren verwaterd, waardoor het contact tussen de afdelingen en de voedingsdienst steeds minder werd. Nu hebben de koks weer een vaste afdeling. Drie keer per maand bezoeken ze deze om de voorraad, feedback van patiënten en eventuele wensen te inventariseren.
Zo spelen de koks beter in op de daadwerkelijke situatie en geeft het nieuwe inzichten om het voedingsconcept verder te ontwikkelen, proeven en testen bij patiënten en zorgmedewerkers. Per bezoek brengen ze een kort verslag uit om eens per maand te bepreken met de Kwaliteitsadviseur Hospitality.
Innovatie op de Dialyseafdeling: meer variatie, minder verspilling
Dagelijks kiezen patiënten voor de lunch en het avondeten uit een van de zes opties van het à la carte voedingsconcept. “Voor de reguliere zorg draait een zes dagen cyclus in zeven dagen, zodat je niet elke maandag dezelfde cyclus hebt. Doorgaans hebben de patiënten die op de dialyse liggen, niet de hoofdmaaltijd, maar wel veel tussendoortjes afgestemd op wat ze mogen. Dus zonder kalium en veel eiwitten. Maar als je twee of drie dagen moest dialyseren kreeg je daar elke keer hetzelfde te eten. Dat vond ik gewoon een gemis in de service en hospitality.” Tijd voor een opknapbeurt voor het dialyse menu dus. “Toen zijn we met twee koks en de coördinator om tafel gegaan. We bedachten geschikte tussendoortjes voor de dialyse afdeling, die afgeleid zijn van de reguliere cyclus. Hierdoor hoeven we minder extra in te kopen maar kunnen we de mensen wel elke dag iets ander bieden. Ons voorstel om in de ochtend meer zoete items aan te bieden en ’s middags een nadruk te leggen op hartige opties werd hartelijk ontvangen door de zorgassistenten en de diëtisten. We houden rekening met minimale voedselverspilling maar zorgen toch voor variatie.” Na de interim-periode van Ruud is deze nieuwe werkwijze met extra aandacht voor kwaliteit en patiëntbeleving ingevoerd binnen het ETZ op de locaties Elisabeth, Tweesteden, en de polikliniek in Waalwijk.
Digitalisering provocatieaanvragen bij allergologie
De allergologieafdeling van het ETZ heeft een digitale make-over gehad. Door over te stappen op digitale provocatieaanvragen, zijn de verwarring en het verlies van aanvragen aanzienlijk verminderd. “Voorheen raakten briefjes kwijt, werden telefonische aanvragen vergeten en ontstond verwarring. Nu accepteren we alleen digitale aanvragen, wat het proces veel efficiënter maakt.” legt Ruud uit.
Deze innovatie verbeterde niet alleen de dienstverlening, maar ook de nauwkeurigheid van de allergietesten. En dat met een ‘eenvoudige’ oplossing. Via ICT is een speciaal e-mailadres opgezet voor de koks, waardoor alle aanvragen nu digitaal binnenkomen. Dit leidde tot een duidelijke afname van fouten en een verbeterde zorg voor patiënten die placebo’s nodig hebben voor een dubbelblinde voedselprovocatie.
Artsen en diëtisten zien het als een positieve verandering, ondanks de extra stappen die nodig zijn om de aanvragen digitaal te verwerken. De opzet droeg Ruud zorgvuldig over aan zijn opvolger, om samen met de Coördinator Keuken de optimalisatie voort te zetten.
Efficiënt voorraadbeheer
Ruud verbeterde ook het voorraadbeheer in het extra magazijn met serviesgoed en schoonmaakmiddelen. “Met de invoering van min-max lijsten zorgen we ervoor dat we altijd een standaardvoorraad hebben. Voorheen duurde het weken om een bestelling van bijvoorbeeld 60 waterglazen te vervullen, maar als een afdeling of locatie daar nu naar vraagt, kan voedingsadministratie deze vandaag of morgen leveren. De basisvoorraad vullen we vervolgens weer aan met behulp van de min/max-lijsten.” vertelt hij. Dit verminderde de wachttijd voor essentiële benodigdheden drastisch.
Veerkrachtig team
Ruuds inzet leidde tot een hecht team van multidisciplinaire krachten dat actief meedenkt over procesoptimalisaties. Als eindresultaat komt het de gastvrijheid en kwaliteit in de ETZ-keuken ten goede. “De afstand tussen de keuken en de zorgassistenten is nu vele malen kleiner. Medewerkers weten van elkaar wat ze doen en kunnen zelf ook inspringen. Ik heb het Lean-bord geïntroduceerd, waardoor teamleden nu zelf ideeën, opmerkingen en vraagstukken inbrengen die tot oplossingen leiden of worden aangepakt. Dit bevordert de teamgeest en stimuleert de samenwerking onderling. Het is de bedoeling dat de teams zelfstandiger functioneren en niet voor elk kleinigheidje langsgaan bij de leidinggevende.”
